Niemand erwartet die Spanische Inquisition! Unsere wichtigste Waffe ist die Überraschung!

Kardinal Ximenes hat großzügigerweise zugestimmt, den heutigen Artikel zu eröffnen. Im vorherigen Beitrag haben wir besprochen, wie das bedauerliche Fehlen einer Kristallkugel uns daran hindert, diese beiden komischen Vögel direkt auszuschließen: weiße Schwäne, die nicht fliegen, und schwarze Schwäne, die immer wieder auftauchen.

Der erste Schritt im Umgang mit einem Problem ist die radikale Akzeptanz: Wir können die Zukunft nicht vorhersehen und werden es auch nie können. Punkt. Die einzige Möglichkeit, völlig risikofrei zu handeln, wäre, uns nichts Neues zu wagen. Dies ist jedoch nicht machbar – oder zumindest sehr langweilig. Au contraire, wir möchten uns auf riskante Unternehmungen einlassen, neue Ansätze ausprobieren, neue Produkte einführen und generell neue Dinge ausprobieren – nicht nur, weil dies mehr oder weniger eine schulbuchmäßige Definition von Entwicklung ist, sondern auch, weil das Risiko mit der Aussicht auf höhere Gewinne und unbegrenztes Potenzial verbunden sind. Da Menschen auf Anreize reagieren, ist es nur natürlich, dass wir diesen Aussicht beibehalten und das Risiko begrenzen wollen. Was wir also tatsächlich vermeiden wollen, wenn es um unerwartete Wendungen und Entwicklungen in einem Projekt geht, ist überrascht zu werden, unvorbereitet dastehen und im schlimmsten Fall sogar mit heruntergelassenen Hosen ertappt werden. Unser Hauptziel ist es daher, die Spanische Inquisition in Form steigender Fehlerkosten auszuschalten, indem wir die Überraschungskomponente ausschließen und sicherstellen, dass wir vorbereitet sind.

Glücklicherweise gibt es zwei Phasen im Projektleben, die genau zu diesem Zweck geschaffen zu sein scheinen, und zwar die Planung und das Testing. Und heute werden wir uns die Planung genauer anschauen.

Planungsphase: Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne (H. Hesse)

Wie ein kitschiges, aber zutreffendes Sprichwort besagt, „wer am Planen scheitert, plant zu scheitern“. Dennoch ist die Planungsphase eine der am meisten unterschätzten Phasen eines Projekts: Die Zeit scheint oft unendlich zu sein, und dringendere Probleme beschäftigen den Geist. Die Planungsphase eines Projekts ist jedoch mehr als nur eine großartige Gelegenheit, einige Agendapunkte abzuarbeiten und das Projektteam in einem informellen Rahmen kennenzulernen. Realistisch betrachtet ist dies Deine beste Chance, Routinen frühzeitig in das Projektleben einzubringen, die viel später im Projektleben und dennoch genau dann greifen werden, wenn Du sie am meisten brauchst.

Diese Routinen helfen Dir, vorbereitet zu bleiben und völlig unüberrascht zu sein, sollten die Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt schief gehen, nicht fliegen oder sich sogar die fünfte Dimension direkt vor Dir öffnet. In der Planungsphase wird der Status quo neu verhandelt, und das ist die Schönheit und Magie dieser Phase. In gewisser Hinsicht kann man sich diese Phase als ein unbeschriebenes Blatt, eine frisch ausgepackte Leinwand oder ein Schachbrett zu Beginn eines neuen Spiels vorstellen. Der Spielraum für Manöver ist hier am größten, den Du bis zum Ende des Projekts haben wirst, denn mit jeder Entscheidung wirst Du natürlicherweise die potenziellen Entwicklungspfade einschränken oder sogar abschneiden. In dieser Phase legst Du die Grundlage und die Grundstruktur dafür fest, wie Dinge erledigt und Probleme angegangen werden. Die Macht liegt direkt vor Dir und muss nur genommen werden!

Schließlich wirst Du in dieser konzeptionellen Phase des Projektlebens ermutigt, einen Schritt zurückzutreten, zu reflektieren und nachzudenken – ein Luxus, den Du während der Implementierung wahrscheinlich nicht haben wirst. Ganz zu schweigen davon, dass der Nutzen des Nachdenkens in keiner anderen Phase so groß ist. Das ideale Ergebnis dieser Phase umfasst:

• ein klar definiertes und messbares Ziel (Achtung: Du wirst das Ziel während der nächsten Projektphaseunweigerlich prüfen und überarbeiten. Das Ergebnis dieser Überarbeitung sollte jedoch sein, dass das Ziel konkreter und präziser wird, nicht umgekehrt;
• eine Auflistung von Deliverables bzw. von konkreten Ergebnissen;
• Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten (sonst erhöhen Sie das Risiko, am Ende des Tages einen Giraphanten zu liefern);
• eine Reihe von Routinen, die Sie und das Projekt in Form halten.

Apropos Routinen – lass uns diese im nächsten Schritt betrachten.