Es gibt ein "Zitat", das oft und ebenso fälschlicherweise René Descartes zugeschrieben wird, dass die Menschheit die Hälfte ihrer Probleme gelöst hätte, wenn sie sich auf Definitionen einigen könnte. Ob es wirklich Descartes war oder ein anderer kluger Kopf, der dies sagte, ich könnte dem Geist dieser Aussage nicht mehr zustimmen. Aber ist das alles nicht nur Semantik, könnte man fragen? Nein, es steckt mehr dahinter, und hier ist der Grund. Zunächst einmal sind Definitionen Teil des gewählten Codes. Je mehr wir übereinstimmen, desto weniger Iterationen sind nötig, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlinterpretationen, und desto einfacher ist es, den Code zu übermitteln. Institutionelle Ökonomen unter uns flüstern bereits "Transaktionskosten"... Darüber hinaus schafft man durch das Definieren (Labeln oder Kodieren) einer Aktion bestimmte Erwartungen hinsichtlich der erforderlichen Ressourcen, Unterstützung und allgemeinen Beteiligung der anderen Partei. Man möchte sicherlich nicht kurzfristig eine Zusage erhalten, die dann prompt widerrufen wird, oder? Aus dem gleichen logischen Grund möchte man sich nicht auf etwas festlegen und dann gezwungen sein, panisch zurückzurudern.

Beginnen wir also mit der breitesten Definition dieser drei – einer Initiative. Eine Initiative ist ein Unterfangen, das oft ohne festes Enddatum stattfindet und häufig darauf abzielt, ein strategisches Ziel zu erreichen. Ihrem Wesen nach ist sie oft mit der Unternehmensvision abgestimmt und umfasst häufig verschiedene Abteilungen einer Organisation. Eine Initiative bietet sozusagen einen strategischen Rahmen, der verschiedene Programme beherbergen kann – die wiederum Heimat und Struktur für Projekte bieten. Es ist eine gute Praxis, eine Initiative als Brücke zu verwenden, die die Vision mit konkreten Projekten und letztendlich mit alltäglichen Aktivitäten verbindet. Eine klar formulierte Vision dient auch als solider Validierer für eine schnelle Überprüfung, inwieweit ein neu initiiertes Projekt in seinem Geist mit den langfristigen Zielen eurer Organisation kompatibel ist. Ein Unterscheidungsmerkmal einer Initiative, das sowohl rebellische als auch zen-geistige Projektmanager anspricht, ist, dass sie kein festes Enddatum hat: Bis zu einem gewissen Grad ist die Reise das Ziel. Da jedoch der Schwerpunkt auf den "harten" Kriterien wie Deliverables und Zeitrahmen nachlässt, werden die Qualität der Kommunikation darüber und andere "weiche" Kriterien kritischer. Wie die Vision sollte eine Initiative leiten und inspirieren. So kann es innerhalb des strategischen Ziels einer Organisation, negative Auswirkung auf die Umwelt zu minieren, eine Digitalisierungsinitiative geben, die mehrere Abteilungen umfasst.

Projekte hingegen sind temporäre Unternehmungen. Aus dieser Perspektive können sie als das Gegenteil einer Initiative betrachtet werden. Sie werden unternommen, um ein konkretes und messbares Ergebnis zu einem bestimmten Zeitpunt zu schaffen: ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung, einen optimierten Prozess, der eurer Organisation X Euro pro Jahr spart. Als zeitlich gebundene Angelegenheit sollte ein Projekt nicht zu einer andauernden Geschichte werden. Wie bei allen Imperativen, einschließlich dem von Immanuel Kant, ist dies in der Realität nicht immer der Fall und einige Projekte werden tatsächlich zu einer nie endenden Geschichte, die Generationen von Managern begleitet. Nebenbei bemerkt, werden solche Projekte oft genau der Grund für eine höhere als übliche Fluktuation innerhalb der Rolle. Ironischerweise werden digitale Projekte, die Prozesse beschleunigen sollten, wie die Einführung eines papierlosen Büros, oft zu "Immergrünen" oder treffender zu "Vampiren", die Ressourcen nahtlos, aber stetig aussaugen.

Schließlich ist eine Aufgabe eine einzelne Handlung oder eine Reihe von Handlungen, um einen spezifischen Teil eines Projekts oder eine einfache alltägliche Aktivität, die in keinerlei Zusammenhang mit einem Projekt steht, zu erfüllen. Daher ist eine Aufgabe sowohl für die Projekt- als auch für die Betriebswelt relevant. So kann eine Aufgabe darin bestehen, alles Papier im Büro zu entsorgen – als ultimativer Schritt bei der Einführung eines papierlosen Büros.

All diese Unterschiede bedeuten, dass es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Kommunikation geben wird. Dieses Thema ist von so großer Bedeutung, dass wir ihm beim nächsten Mal unsere ungeteilte Aufmerksamkeit widmen werden.