Zuvor haben wir die Bedeutung klarer Definitionen für die Unterscheidung zwischen Aufgaben, Projekten und Initiativen besprochen, um Arbeitsprozesse zu steuern. Heute werden wir dieses Thema weiter vertiefen und uns auf dessen Auswirkungen auf die Kommunikation konzentrieren.

Anstatt einer kurzen Zusammenfassung, lassen wir uns das Ergebnis der vorherigen Diskussion in einer kleinen Tabelle darstellen:

Die deutlichen Unterschiede in allen relevanten Dimensionen und Merkmalen bringen spezielle Anforderungen an die Kommunikation mit sich. Ähnlich wie beim letzten Mal, lassen wir uns mit der Initiative als dem breitesten Begriff beginnen und die verschiedenen Kategorien betrachten. Die Kommunikationskampagne rund um eine Initiative wird fortlaufend sein. Sie dient als Brücke zwischen der Zukunft, repräsentiert durch die breite Vision der Organisation, und der Gegenwart, repräsentiert durch die täglichen Aktivitäten. Dadurch schließt sie diese Zeitlücke und wird eher Kunst als Wissenschaft in ihrer Natur sein. Input und Häufigkeit der Kommunikation rund um eine Initiative werden durch bestimmte organisatorische Ereignisse und Meilensteine wie erfolgreiche Ergebnisse eines neuen Projekts oder Ergebnisse eines strategischen Treffens geliefert, aber sogar durch den Kalender selbst. Arbeitest du daran, den CO2-Fußabdruck zu reduzieren? Eine großartige Idee wäre es, den Earth Day oder sogar den Muttertag zu nutzen, um die Organisation kreativ daran zu erinnern, dass diese Initiative immer noch deine Agenda bestimmt.

Eine Kommunikationskampagne rund um eine Initiative wird die Ergebnisse heutiger Entscheidungen und Erfolge mit einem größren Bild verbinden und kann so zu einem mächtigen taktischen Werkzeug werden. Sie wird konkreter sein als die um deine strategischen Ziele, aber breiter und allgemeiner als die um ein Projekt. Da eine Initiative Projekte aus verschiedenen Abteilungen, Niederlassungen und Ländern unter ihrem Dach zusammenführt, wird sie die Beiträge dieser Projekte zu ihren Ergebnissen hervorheben. Deine Kampagne sollte vielfältig, kreativ und auffällig sein, um ein sehr breites Publikum über einen sehr langen Zeitraum zu engagieren. Idealerweise benötigst du einen guten Mix aus Kommunikationsmitteln: kurze Videos auf digitalen Bildschirmen, Artikel auf deinem Intranet, die Einführung fiktiver Charaktere auf einer Mission (Dani und Mani retten den Planeten) und deren periodisches Erscheinen in deinen lokalen Nachrichten... Da du nicht nur den rationalen Teil deines Publikums ansprechen, sondern es auch auf emotionaler Ebene einbinden möchtest, sind deiner Kreativität hier praktisch keine Grenzen gesetzt und wenn eine Idee zu seltsam erscheint – rate mal? Die Chancen stehen gut, dass je seltsamer, desto besser, wie bei jeder Kunst – dein Hauptziel ist es, niemanden gleichgültig zu lassen.

Wenn die Kommunikationskampagne rund um deine Initiative im Geiste mit Kunst verglichen werden kann und allumfassend in ihrem Ansatz ist, umfasst die Projektkommunikation zwei Hauptaspekte: interne Koordination und externe Kommunikation. Innerhalb deines Projekts liegt der Schwerpunkt auf der reibungslosen und nahtlosen Koordination aller beweglichen Teile. Deine Kommunikation könnte daher an ein Drehbuch oder eine Orchesteraufführung erinnern: gleichzeitige Interaktion mit allen Beteiligten des Projekts, sodass sie ihre Aufgabe klar verstehen, sofortiges Feedback erhalten, aber auch einen allgemeinen Eindruck vom großen Ganzen haben. Wenn es darum geht, nach außen zu kommunizieren, werden Stil, Inhalt und Detaillierungsgrad weitgehend von deinem Zielpublikum bestimmt. Da geteiltes Wissen entscheidend ist, um Menschen zusammenzubringen, muss es ein klares Verständnis der Basislinie geben, die idealerweise jedem bekannt sein sollte, zumindest für Schlüssel- und missionskritische Projekte. Die Kommunikationsstile für verschiedene Stakeholder-Gruppen sollten ein logischer nächster Schritt nach einer gründlichen Stakeholder-Analyse sein, mehr dazu findest du hier.

Schließlich kommen wir zur Aufgabe. Da eine Aufgabe darauf abzielt, kurzfristige und unmittelbare Bedürfnisse zu befriedigen, wird die Kommunikation darüber kurz, prägnant und direkt sein. Da Aufgaben das Rückgrat einer Routine bilden, könnte es überhaupt keine Kommunikation geben, außer für Feedback nach Abschluss. Bei komplexen oder erstmals zugewiesenen Aufgaben könnte man die Kommunikation jedoch mit einem Cookie-Rezept oder einer Anleitung zur Benutzung einer Kaffeemaschine vergleichen (für ein vollständiges Cookie-Erlebnis). Abschließend – bei einer Aufgabe wird es entscheidend, genügend Kontext zu bieten, damit die Person die Relevanz und Priorität versteht, aber auch in der Lage ist, sie zu hinterfragen, die Ausführung zu optimieren oder einen besseren Ansatz zur Erreichung deines Ziels vorzuschlagen.