Glaub keinem, der sagt, dass das Risikomanagement kein Ort für kreative Köpfe sei! Der Prozess der Risikoidentifikation ist ein Strom wilder Ideen, der Dich mitreißen kann, wenn Du nicht aufpasst. Aus diesem Grund werden wir heute über Werkzeuge sprechen, die Dir helfen werden, diese kreative Energie zu steuernund Dich nicht mitreißen zu lassen. Diese Werkzeuge sind eine Risikokarte und ein Risiko- und Problemlog. Sie dienen dazu, einen Rahmen und eine Struktur für Deine genialen Ideen bereitzustellen. Die Risikokarte, das ultimative Ergebnis des ersten Teils dieser Übung, ist eine Übersicht aller Gefährdungen, denen ein Projekt ausgesetzt ist oder sein könnte. Die Verwendung dieser Karte zur Navigation durch Deine Projektreise bedeutet die Einführung eines Risiko- und Problemlogs als eine der Schlüsselfunktionen und stellt sicher, dass Du einen sicheren Hafen erreichst.

Lass uns einen Blick auf die Schritte werfen, die Du bei der Erstellung des Logs durchlaufen musst. Wie Dusehen kannst, bewegt sich unser Strudel durch eine Art Trichter, der bei jedem Schritt enger wird:

1. Führe eine Risiko-Sturm-Session durch
2. Gruppiere die Risiken und erstell eine Risikokarte
3. Erstell das erste Risiko- und Problemlog
4. Formuliere einen generischen Aktions- und Kommunikationsplan
5. Etabliere eine Überarbeitungs- und Aktualisierungsroutine

In der Planungsphase eines Projekts, wenn der Geist noch frisch ist und nicht durch den Tunnelblick eingeschränkt wird, ist eine bewusste "Risiko-Sturm"-Session genau das Richtige, um nicht nur unwahrscheinliche, sondern auch fast unmögliche und dennoch schädliche Risiken zu identifizieren. Die Risiko-Sturm-Session ähnelt sehr dem Brainstorming, bei dem Du und Dein Team versuchen, so viele Ideen wie möglich zu generieren. Ähnlich wie beim Brainstorming schlägt hier Quantität Qualität - kein Risiko ist zu abwegig, um erwähnt zu werden. Ermutige daher Dein Team, offen zu bleiben und sich selbst nicht zu zensieren. Ironischerweise wird die Übung umso sinnvoller, je unsinnigere Risiken Ihr generiert. Hinzu kommt, dass allein der Spaßfaktor daraus ein kleines Teambuilding-Erlebnis macht.

In praktischer Hinsicht geht es nicht darum zu raten oder zu schätzen, welche unangenehme Überraschung genau Dein Projekt treffen wird. Vielmehr geht es darum, das Bewusstsein dafür zu schärfen, dass sich bestimmte Szenarien materialisieren realisieren könnten und Überraschungen aus allen möglichen Richtungen kommen können. Man kann diese "Übung" auch in einem sehr physischen Sinne des Wortes wahrnehmen –genauso wie Rückbeugen Deine Flexibilität erhöhen sollen, hilft Dir diese Übung, Deinen Geist offen zu halten und zu verhindern, dass er starr wird und sich im engen Trott der alltäglichen Vorhersehbarkeit bewegt. Das ist wichtig, denn als guter Projekt- und Prozessmanager wirst Du wahrscheinlich zu Routinen, Checklisten und Protokollen neigen. Also – je unwahrscheinlichere und ungewöhnlichere Risiken Ihr identifiziert, desto besser.

Als nächsten Schritt bringt Ihr etwas Ordnung in dieses kreative Chaos: Ihr gehet die Risiken durch und bewerten sie anhand von zwei Dimensionen - Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Alle Risiken mit geringer Auswirkung sollten Anerkennung erhalten, aber sie stehen nicht im Mittelpunkt.

Während jene, die eine hohe Wahrscheinlichkeit und hohe Auswirkung aufweisen, konkrete Minderungspläne erfordern, ist der Ansatz in der Kategorie "geringe Wahrscheinlichkeit, hohe Auswirkung" ein anderer. Sie werden in ihrer Natur so verstreut sein, dass das Ziel darin besteht, die Dinge auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Dazu könnt Ihr einen "One-Size-Fits-All" -Anfangsplan für alle katastrophalen, aber unwahrscheinlichen Szenarien ableiten, die Ihr im ersten Schritt erarbeitet habt. Es muss keineswegs ein Standard-"Stecker ziehen"-Algorithmus sein – obwohl es für einige Projekte Sinn macht, im Voraus ein Ausstiegskriterium festzulegen. Was Ihr jedoch benötigt, ist ein generischer Aktionsplan, gefolgt von einer klaren Kommunikationsstrategie, wenn spezifische (ungünstige) Kriterien erfüllt sind. Diese ersten Schritte sollten vor dem Start klar sein – mindestens sparen sie Euch Zeit während einer unerwarteten und nachteiligen Situation, was an sich eine demoralisierende Wirkung haben kann und Euren Entscheidungsprozess verlangsamen kann. Darüber hinaus begrenzt dieses "Skript" den Einfluss von Emotionen. Wenn Sie es anspruchsvoller gestalten möchten, könntIhr die Szenarien auch nach dem gruppieren, was sie am stärksten beeinflussen werden – Zeit, Budget, Ressourcen usw. – und je nachdem mehrere generische Pläne erstellen.

Als abschließenden Schritt führt Ihr eine Routine zur Überarbeitung und Aktualisierung des Logs ein, um Ihre Hand am Puls des sich ständig weiterentwickelnden Projektkörpers und der potenziell riesigen Kosten zu behalten, die hinter glänzenden Gelegenheiten lauern.