Wenn Berichte singen könnten: „Should I stay or should I go?“

Posted by Verarius
17-01-2025

Hast du jemals an einem Montagmorgen oder Freitagnachmittag einen Bericht erhalten und dich gefragt: Warum schaue ich mir das überhaupt an? Und dann erinnerst du dich daran, dass es tatsächlich eine Zeit gab, in der dieser Bericht sehr nützlich war und vielleicht sogar deine Agenda definiert und geleitet hat... Falls dir das nicht bekannt vorkommt, bist du echt ein Glückspilz! Falls doch – tröste dich mit dem Gedanken, dass du nicht allein bist. Deshalb habe ich mich heute entschieden, über ein Thema zu sprechen, das nicht so viel Aufmerksamkeit bekommt, wie es sollte: Wie hört man mit Routinen auf?

Warum machen wir das überhaupt?

Lass uns zunächst kurz anschauen, warum wir das überhaupt tun. Hier kommen unsere alten Bekannten ins Spiel: Risikoaversion und der Sunk Cost Fallacy (Trugschluss versunkener Kosten). Als Menschen neigen wir dazu, Risiken zu vermeiden, und das ist nichts, wofür man sich schämen müsste. Schließlich war genau das der Grund, warum wir als Spezies überlebt und uns entwickelt haben.

Unsere gesamte Entwicklung kannst du dir als eine Art Balanceakt vorstellen: Auf der einen Seite bewachen wir eifersüchtig das, was wir haben, und auf der anderen Seite wagen wir vorsichtig etwas Neues und versuchen, es in unser Leben zu integrieren (wenn wir es schaffen und überleben). Sobald es integriert ist, wird es ein Teil unseres neuen Modus Operandi, unserer Routinen und sogar ein Teil von uns selbst – und Teile von uns selbst gibt man nicht so leicht auf, oder?

Hier wechselt die Risikoaversion fast nahtlos von der Ablehnung des Neuen zur Ablehnung, etwas aufzugeben. Und dazu kommt: Wenn wir uns die Mühe gemacht haben, etwas auszuprobieren, zu testen und zu integrieren – sei es eine neue Methode, Feuer zu entzünden, oder ein neues Dashboard – dann haben wir so viel investiert! Warum sollten wir es jetzt aufgeben, wo wir schon so weit gekommen sind? Hier greift der Trugschluss versunkener Kosten.


Was können wir dagegen tun?

Um diese Herausforderung zu bewältigen, müssen wir sie zunächst verstehen, anerkennen und respektieren, wie sie ist. Wir müssen in der Lage sein, sie rational zu kategorisieren und zu erklären, warum ein Bericht – oder eine andere Aktivität oder Routine – vorübergehend seinen Wert verloren hat oder dauerhaft seine Nützlichkeit überlebt hat.

"Aber was, wenn wir es doch wieder brauchen?" – fragt eine panische innere Stimme vielleicht vorsichtig. Um dieses innere Monster zu beruhigen, brauchen wir einen soliden Plan, wie der Bericht (oder Prozess, oder die Aktivität) wiederhergestellt oder neu installiert werden kann, falls wir ihn doch wieder benötigen. So erreichen wir das Beste aus beiden Welten: Wir können etwas einstellen und haben gleichzeitig einen Plan, wie wir es bei Bedarf wieder einführen.

Letztlich ist das eine Frage der Einstellung. Und noch mehr: Es ist eine Frage des Hinterfragens – des Status Quo herauszufordern und laute Fragen zu stellen. Dieses Thema ist riesig, und wir werden später sicherlich darauf zurückkommen. Heute konzentrieren wir uns auf eine bestimmte Strategie: geplantes Aufgeben.


Was ist das?

Das geplante Aufgeben wurde von Peter Drucker eingeführt und zielt darauf ab, den Status Quo zu hinterfragen. Abgesehen davon, dass der Opportunitätskosten im Fokus stehen, fordert dieser Ansatz dich auf, eine grundlegende Frage zu stellen:

„Wenn wir das nicht schon tun würden, würden wir jetzt damit anfangen?“

Diese Frage hilft dabei, etablierte Praktiken, Routinen und Rituale im Kontext der aktuellen Bedürfnisse zu überprüfen und zu bewerten.


Wie setzt man es um?

Die größten Herausforderungen kommen von der „weichen Seite“ der Dinge: den Menschen. Wir haben bereits über den Trugschluss versunkener Kosten und die allgemeine Risikoaversion gesprochen. Um die Schichten von kulturellem Widerstand und emotionalen Bindungen zu durchdringen, reicht Führungsstärke allein nicht aus.

Deshalb ist es eine gute Idee, den Prozess als Experiment zu gestalten. Zum Beispiel könntest du einen Monat lang testen, wie die Abläufe ohne den Bericht funktionieren, und die Entscheidung danach neu bewerten.

Eine andere, etwas frechere Methode, ist die Kanarienvogel-in-der-Kohlegrube-Strategie (nicht für geschäftskritische oder tragende Prozesse geeignet!). Ähnlich wie ein Kanarienvogel, der in eine Kohlegrube geschickt wird, um zu testen, ob sie sicher ist, kannst du testen, ob ein Bericht noch genutzt wird, indem du ihn weniger häufig oder ganz ohne Vorankündigung einstellst und die Reaktionen beobachtest. Überwache, was innerhalb einer Stunde, einer Woche oder eines Monats passiert. Sei auf bunte Sprache und hitzige Diskussionen vorbereitet, denn das könnte eher als Kommunikationsproblem gewertet werden statt als dein Interesse an Verhaltensbeobachtung. Deshalb ist es entscheidend, deutlich zu machen, dass das Aufgeben tatsächlich geplant war.


Schlusswort

Die erste und zweite Dialektik-Regel gilt auch hier. Die zweite Regel – der Übergang von Quantität zu Qualität – beschreibt die schrittweise Einführung des geplanten Aufgebens. Diese Einstellung zu ändern ist eine Frage der Gewohnheit und wird mit der Zeit immer leichter. So wird Quantität irgendwann zu Qualität.

Erwarte jedoch nicht, dass das über Nacht passiert. Eines Tages wirst du aber erstaunt sein, wie anders du an dasselbe Problem herangehst.

Das bringt uns zur ersten Regel – der Einheit und dem Konflikt der Gegensätze. Um die Gewohnheit und Routine loszuwerden, unnötige Berichte zu erstellen und zu überarbeiten, musst du dir die Gewohnheit aneignen, sie aufzugeben. Ich finde diese sich manchmal widersprechenden Vektoren innerhalb von Gewohnheiten und Routinen wirklich faszinierend, und wir werden sie in zukünftigen Beiträgen noch oft erkunden. Bleib dran!


Jetzt bist du dran!

Jetzt bist du dran: Identifiziere einen Bericht oder Prozess, den du mit geplantem Aufgeben bewerten möchtest. Frag dich: Wenn wir das nicht schon tun würden, würden wir jetzt damit anfangen? Lass mich wissen, wie es läuft!

 

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